企业建自己的档案室 温州民企热衷修“家谱”

　　中新浙江网3月13日电 一间简单的企业档案室，却让企业在关键时刻赢得了一场世纪官司——通领科技集团利用完备的知识产权档案据理力争，依法维权3年，最终于去年拿到了中美知识产权官司中国企业第一份胜诉判决书。企业“家谱”养兵千日，用兵一时的案例，在我市民企中并不鲜见。

　　温州市档案局近日透露，目前温州市民营企业建档率已达96%，大型民企的建档率更是实现了100%。据称，如此高比例的建档数据，在全省也是领先。而大型民企中有近90%的企业，其档案水平已达到省级先进。这一系列数据所透露的隐形信息，正是企业在“家谱”建档中尝到的种种甜头。

　　建“家谱”尝到甜头

　　“刚开始时，不少企业负责人认为档案管理仅仅是保管‘保密资料’，民企建档是可有可无的，对企业发展没有实质帮助。”市档案局监督指导处处长母椿田，回忆起2002年对民企建档进行专题调研的情景时如此说道，当时很多民企的档案管理几乎一片空白。

　　但时隔5年，却出现了截然不同的情景。

　　在德力西集团面积达1000多平方米的综合档案室里，两名专职档案管理人员正在仔细地整理文件。记者浏览了档案陈列柜发现，从1984年该集团创业开始，在其发展的20多年时间里所形成的党群、行政、基建、技术、产品、会计、声像、照片等资料全部集中统一、分类放置，让人一目了然。

　　从漠视建档到热衷建档，发生如此转变的原因何在？采访中，一位服装企业负责人给出了答案。

　　“企业从单一管理进入公司化运作之后，像经销合同、销售合同数量繁多，如果客观情况发生变更后，需要对签订后的合同进行更改，这时候，当初的原始合同档案就成为合同修订的重要依据。但往往很多时候，为了找到这份原始合同，要翻遍整个办公室，浪费很多时间。”他感叹道，“合同档案算是小事，还有专利、商标、认证等企业无形资产的相关资料，没有系统的档案管理，会让企业吃不少亏。”

　　系统的建档工作，在满足企业日常需求之余，更让企业体验了意想不到的经济价值。

　　德力西集团董事局主席胡成中对此深有体会：“企业档案既是企业发展不可或缺的一种信息资源，也是市场信用不可缺少的一部分。”2002年，该企业在市档案局的指导下开始系统建档，外商前来企业考察时，对综合档案室特别感兴趣，他们认为一个规范的企业档案体系，是企业综合素质的一种表现。也正因为如此，这个不起眼的档案室，促成了德力西集团多笔大外单，为企业赢得实实在在的利润。

　　信誉“家谱”是品牌

　　专利、商标、合同、认证、信贷凭证、产品信息、客户信息等，是民营企业最为关注的“家谱”内容。母椿田介绍，经过几年来的积累，温州民企从特定需求出发，已形成自身的“家谱”特点，即“特别注重对企业经营信誉类、知识产权类信息的建档。”

　　在正泰集团的综合档案厅里，陈列着该企业多年来获得的各级奖状、证书、各类媒体报道等文字、图片和影像资料。“这种材料的收集和保存，是对企业诚信资产的一种有形积累。通过这种有形档案的方式，让企业的无形资产得到保存和增值。”正泰集团相关负责人介绍。

　　以虚拟经营见长的我市休闲服饰企业，对经营信誉、品牌资质等信息的统一建档，有着更为实际的需求。森马集团负责人举例道：“对于上千名品牌供应商和品牌加盟商，如果没有一个系统的信誉档案库进行有效管理，就很难使庞大的虚拟经营体系流畅通达。”

　　同样是虚拟经营的典范，美特斯邦威公司也专门聘请一位曾经从事过专业档案管理的人员来负责档案工作，其保存的文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等总计达3000多卷，年利用档案人次达400多人次，每一个供应商和加盟商的信誉记录、合同记录，都能在档案中找到，从而把无形的品牌资源，保存为有价值的档案资料。

　　产权“家谱”助胜诉

　　另一块备受企业关注的档案信息，就是知识产权类档案。

　　在温州市民企打赢的各类反倾销案例中，都能发现企业“家谱”所担负起的关键作用。从鞋类、打火机、眼镜类反倾销，到最近通领科技集团拿到的中美知识产权官司中国企业第一份胜诉判决书中都可以看到，完整的第一手档案资料，是应诉时最强有力的原始证据。

　　据市档案局介绍，在我市以出口为主导的中小企业里，大都已自觉对出口产品的各种资料建档归类，如出口产品价格、数量、成本构成、海关手续、原始票据以及有关企业状况等相关资料，作为原始、真实的依据以备仲裁。

　　红蜻蜓鞋业就曾经历过一场由商标档案打赢的官司。该公司董事长钱金波表示：“正是有了充足的档案材料，大大提高这类知识产权官司的胜诉率，帮助企业在更多的地区取得更大的市场份额。可以说，企业档案，也是企业的重要竞争力。”

　　借信息化完善“家谱”

　　企业“家谱”的重要性，已被越来越多的企业所重视，特别是很多中小型企业，对建设和完善企业档案工作有强烈的渴求，但却苦于没有专业人手进行有效的保存和管理。

　　据市档案局相关工作人员介绍，目前大部分中小型企业的档案管理，采用的是“网点式管理”，即财会资料由会计部门建档、科技资料由技术部门建档、文本资料由办公室建档等，这种管理方式受制于没有专职的档案人才，只能采取分散建档，存在不少弊端。

　　“不过，中小企业也正在逐步摸索中，建立起符合自身实际的档案管理模式。不仅能发挥档案的真正作用，更有效发掘出档案的潜在价值。”据母椿田介绍，现在市档案局已着手指导中小企业引入信息化工程，对现有档案进行电子化管理，使各部门、集团子公司可以在电子平台上进行档案资源共享，快速便捷地调阅各类档案。

　　下一步，温州市档案局计划对160多个温州商会和行业协会建档，指导他们收集、整理、保管和利用资料。随着更多企业“家谱”、商会“家谱”得到充实和健全，更为今后研究温州民营经济的萌芽与发展，提供真实可靠的史料依据。(张佳玮)